Aan de hand van twee korte YouTube video’s zal de werkwijze overdracht naar de HAP middels memo nogmaals met jullie worden gedeeld. Bijgaand ook een werkbeschrijving wat te doen als er problemen optreden bij het aanmaken van een memo.
https://youtu.be/blCf1U-sZVc ➡ aanmaken en beheren van memo’s
https://youtu.be/GM-q9qRstSc ➡ aanmaken van nieuwe patiënten
Mijn patiënten portaal – memo’s toevoegen
Mijn Patiënten/Praktijk is een module waarmee de eigen huisarts een aantal handelingen kan uitvoeren op de eigen patiënt vanuit zijn eigen huisartsenpraktijk waaronder memo’s toevoegen, wijzigen en beheren van de eigen patiënten.
Figuur 1 – 
Wijzigingen op patiënten of hun memo’s in Mijn Patiënten worden direct verwerkt in Topicus HAP en vice versa. Het kunnen inloggen op Mijn Patiënten is ingesteld in Topicus HAP en het Zorgportaalbeheer.
Niet bekend bij de Hap
In Mijn Patiënten kan alleen gezocht worden naar de eigen patiënten. Als de patiënt nog niet eerder contact heeft gehad met de huisartsenpost dan kan de patiënt worden geregistreerd. Pas als de patiënt bekend is kunnen memo’s worden toegevoegd en beheerd.
Figuur 2 – 
Als de juiste patiënt niet wordt getoond in het zoekresultaat dan kan via de knop [Patiënt toevoegen] een nieuwe patiënt worden toegevoegd
Toevoegen Nieuwe patiënt
Als de patiënt niet gevonden wordt, dan wordt via de knop [Patiënt toevoegen], de patiënt toegevoegd.
Dubbele patiënten/verkeerde huisarts
In mijn patiënten/mijn praktijk heeft de huisarts alleen maar toegang tot de eigen patiënten of die van de collega in de praktijk. Patiënten die aan een collega huisarts zijn gekoppeld worden niet getoond.
Als in Mijn patiënten een nieuwe patiënt wordt aangemaakt wordt gecontroleerd of deze patiënt misschien toch al niet bestaat in Topicus HAP. Als dit zo is dan is het op dat moment onmogelijk de patiënt aan te maken en moet contact met de huisartsenpost worden opgenomen. Met deze beperking wordt voorkomen dat er onterecht een nieuwe (dubbele) patiënt wordt aangemaakt. .
Bij opslaan wordt gecontroleerd of er actieve patiënten in Topicus HAP zijn die overeenkomen met deze criteria. Als dit zo is dan wordt onderstaand scherm getoond.
Figuur 3 – 
De huisartsenpost zal vervolgens de juiste huisarts invoeren of de dubbele patiënt tijdelijk op passant zetten, zodat de huisarts in ieder geval een memo kan aanmaken bij één patiënt. Vervolgens zal door de daartoe bevoegde medewerker van de HAP beide patiënten samengevoegd worden tot een.
Indien het alsnog niet lukt om een memo aan te maken, dan kan deze doorgegeven worden vanaf 17:00 uur via de overleglijn 043-3877879. (Dit alleen in uiterste nood). Het secretariaat neemt geen memo’s aan.